Buchführungspflicht

Mit der Buchführungspflicht ist im Handelsgesetzbuch (HGB) verankert, dass bestimmte Unternehmen Bücher zu führen haben. Dies beinhaltet eine doppelte Buchführung, Gewinn- und Verlustrechnung, Bilanzierung und Inventarisierung.

Begründungen der Buchführungspflicht

Steuerrechtlich betrifft dies gewerbliche Unternehmer (Umsatz > 600000 € oder Gewinn > 60000 €) sowie Land- und Forstwirte (wirtschaftlich genutzte Flächen mit einem Wirtschaftswert > 25000 €).

Handelsrechtlich sind Kaufleute gemeint. Für Einzelkaufleute gelten die Umsatz- und Gewinnvorgaben aus dem Steuerrecht (ist eine der Grenzen überschritte, sind Bücher zu führen).

Das schlüssige Verhalten setzt lediglich eine freiwillige Entscheidung zur Führung von Bilanzen voraus. Trifft dies zu, ist man allerdings qua eigenem Verhalten (Eröffnungsbilanz) an die Buchführung und Bilanzierung gebunden.

Einordnung von Rechtsformen, Freiberuflern und Kleinunternehmern

Personengesellschaften sind zumindest nach Rechtsform nicht buchführungspflichtig. Hier greift u. U. die handelsrechtliche Definition im kaufmännischen Sinn. Ggf. ist ein Eintrag ins Handelsregister notwendig. Das Resultat ist ein buchführungspflichtiges Handelsgewerbe.

Dementgegen gilt eine Handelsgesellschaft ebenso wie eine Kapitalgesellschaft schon qua Rechtsform automatisch als Kaufmann. Beide sind damit buchführungspflichtig.

Freiberufler nach § 18 Abs. 1 Nr. 1 EStG haben eine Sonderstellung - sie sind rechtlich gesehen weder Kaufleute noch Gewerbetreibende.

Kleinunternehmer sind im Regelfall ebenfalls von der Buchführungspflicht befreit. Für sie wird die Pflicht nur bindend, wenn ihre Gesellschaftsform (z. B. Handelsgesellschaft) dies verlangt.

Doppelte Buchführung oder EÜR ?

Eine Gewinnermittlung ist schon allein für die steuerliche Beurteilung notwendig. Wird keine doppelte Buchführung verlangt, genügt eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung.

Von der schriftlichen zur digitalen Beleg- und Buchführung

Da sowohl Richtlinien über ordnungsgemäße Buchführung (seit 2015 GOBD, früher GDPDU) als auch verbindlich geregelte Aufbewahrungspflichten und klare Aufbewahrungsfristen existieren, bedeutet dies, dass Belege über Geschäftsvorfälle zu sammeln und zu archivieren  sind.

Die zwangsläufig vorhandenen Ordner müssen natürlich möglichst revisionssicher geführt werden, damit sie ebenso wie die Buchführung selbst im Fall der Fälle einer Prüfung standhalten.

In der heutigen Zeit wird die schriftliche Beleg- und Buchführung immer mehr von digitalen Formen abgelöst. Dies bietet eine viel bessere Übersicht und komfortablere Datenhaltung (dauerhafte Speicherung, "duchklickbare" Beleglisten etc.) und bedeutet für alle internen Beteiligten weniger Umstände, da die durch Massen an Einzelbelegen hervorgerufene "Zettelwirtschaft" wegfällt. Zudem freut sich der Steuerberater, der alle Daten in einem für ihn einfacher zu handhabenden digitalen Format übermittelt bekommt.

Daraus folgt, dass eine GOBD-konforme Software sehr zur Erleichterung im täglichen Arbeitsleben beiträgt. Unser ERP-System emediaone sorgt mit seiner Faktura für Übersichtlichkeit bei allen Belegen und im Buchungsjournal finden sich alle Buchungen wieder. Die Übersichtslisten sind digital exportierbar.

13.08.2020 / SL