Aufbewahrungspflichten

Die Aufbewahrungspflicht bezeichnet die Rechtspflicht, bestimmte Geschäftsunterlagen auch noch nach Abschluss der darin enthaltenen Vorgänge für einen festgelegten Zeitraum in geordneter Form (Stichwort: Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung - GDPDU bzw. GoBD, Ähnliches existiert auch für die digitale Fassung) zu behalten. Die Zwecke, zu denen die Informationen im Nachhinein benötigt werden, können sowohl handels- als auch steuerrechtlicher Natur und z. T. noch lange nach Beendigung der Vorgänge relevant sein. Ein denkbarer Anlass wäre eine Gewährleistung, bei dem ggf. die Verantwortlichkeit für aufgetretene Schäden zu klären ist. Der äußerste Fall könnte ein Rechtsstreit sein, in dem die Unterlagen als Beweismittel dienen sollen.

Wen betrifft die Pflicht zur Aufbewahrung, was ist zu beachten ?

Zur Aufbewahrung verpflichtet ist Jeder, der Bücher zu führen hat, also insbesondere Kaufleute (Begriff: siehe HGB). Die Beendigung des Handelsgewerbes bedeutet NICHT das Ende der Aufbewahrungspflicht. Die Übertragung auf einen Nachfolger ist ebenfalls nicht statthaft. Der Verkauf oder die Aufgabe des Unternehmens bedeuten somit, dass der bisherige Eigentümer die Unterlagen selbst weiter aufbewahren/archivieren muss.

Als Beispiel sind alle Nachweise über Buchungen zu nennen, man sollte also z. B. Kontoauszüge aufbewahren. Des Weiteren gemeint sind:

• Handelsbücher
• steuerlich relevante Unterlagen
• Dokumente über körperliche Bestände, z. B. Inventur
• Jahresabschluss (Bilanzen, GUV etc.)
• alles, was dem Verständnis der Buchführung dient
• Handels-/Geschäftskommunikation (Mails, Briefe, Faxe, Internes)
   

Das Meiste kann als Kopie aufbewahrt werden. Ausnahmen sind z. B. Eröffnungsbilanzen, Jahres- und Konzernabschlüsse sowie Belege aus dem Vorsteuervergütungsverfahren.

Daten, die elektronisch entstanden sind, dürfen nicht nachträglich ausgedruckt und gelöscht werden, sondern sind so vorzuhalten, dass man sie maschinell auswerten kann.

Bei digitalen Dokumenten sollte also im Sinne der Effizienz (z. B. schnelles Wiederfinden) auf ein gutes elektronisches Dokumentenmanagementsystem und eine vernünftige revisionssichere Archivierung incl. einer gut nachvollziehbaren Verfahrensdokumentation geachtet werden.

Entsprechende Vorschriften sind im Handelsgesetzbuch, in der Abgabenordnung und im Umsatzsteuergesetz nachzulesen.

21.06.2020 / SL