Aufbewahrungsfristen

Wie lange muss ich meine Unterlagen aufbewahren ?

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen sind unterschiedlich. So müssen Privatpersonen ihre Rechnungen, die mit Leistungen rund um ein Grundstück zu tun haben, diese zwei Jahre aufbewahren. Für Handwerkerrechnungen zu Gebäuden gelten fünf Jahre (Mängelverjährung), für Einkommenssteuerrechtliches 6 Jahre (wenn der Überschuss >500000€/Jahr ist).

Für Kaufleute finden sich im HGB Aufbeawahrungsfristen von 6 Jahren für z. B. Handelsbriefe, Geschäftsbriefe und Unterlagen von kaufmännischer/steuerlicher Bedeutung bis hin zu 10 Jahren für Kontoauszüge, Handelsbücher, Inventare, Lageberichte, Buchungsbelege, Rechnungen etc.

Die konkreten Vorschriften für die Aufbewahrung Ihrer Geschäftsunterlagen sind im Handelsgesetzbuch, in der Abgabenordnung und im Umsatzsteuergesetz nachzulesen.

Abweichende Fristen sind branchen- oder anwendungsbezogen z. B. im Bereich Telekommunikation, in der öffentlichen Verwaltung, Lebensmittelproduktion, in der Qualitätssicherung, dem Pharmawesen oder in Krankenhäusern anzutreffen.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres der Erstellung der Schriftstücke/Belege und endet mit dem Ende des Kalenderjahres des Fristablaufs.

Verstöße gegen die Aufbewahrungspflicht sind mit starker Vorsicht zu genießen, da sie sowohl für die Nachweisbarkeit der Geschäftsvorfälle von Nachteil sind als auch strafbar sein können.

21.06.2020 / SL