Ausgangsrechnung

Ausgangsrechnungen sind Rechnungen über Waren oder Dienstleistungen, die man einem Kunden schickt. Damit verbinden sich Forderungen, die der Auftraggeber für die in Anspruch genommene Leistung zu begleichen hat. Über die Addition aller Ausgangsrechnungen ergibt sich der Umsatz.

Ist eine Rechnung fehlerhaft ausgeführt bzw. fehlen wichtige Daten, lässt sich für den Empfänger keine Vorsteuer geltend machen. Wenn Sie eine Rechnung ausstellen,  sind daher sind folgende Angaben wichtig: 

• Name und Anschrift: Rechnungssteller und -empfänger
• Rechnungsdatum
• Rechnungsnummer (fortlaufend)
• ggf. Kundennummer
• ggf. Benennung des Auftrags (z. B. als Betreff)
• Leistungsdatum/-zeitraum
• Lieferdatum
• Art, Bezeichnung und Menge/Umfang der Leistung bzw. Waren inkl. Stückpreisen
• Rechnungsbetrag netto und brutto
• Mehrwertsteuer (Kleinunternehmern sind nach §19 UStG befreit)
• Ihre Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-ID
• Minderungen und Nachlässe wie Boni, Rabatte oder Skonti
• ggf. bereits geleistete Anzahlungen und Abschläge
• ggf. Hinweis auf Steuerbefreiung
• ggf. Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht (zwei Jahre - für Nichtunternehmer bzw. für Unternehmen dann, wenn die Leistung für den nichtunternehmerischen Bereich verwendet wird, und für Fahrzeuglieferer)
• zusätzliche Pflichtangaben wie Größe, Nutzungsdauer, Neuigkeit (neues Fahrzeug innerh. der EU) und Sonderregelungen (z. B. Reiseleistungen und Differenzbesteuerung)
• Gutschriften sind entsprechend zu kennzeichnen

Aus dem Punkt "bereits geleistete Anzahlungen und Abschläge" werden Sonderformen der Ausgangsrechnung deutlich. Näheres hierzu finden Sie unter "Abschlagszahlung" und "Anzahlung".

Um den Vorgang für den Kunden zu erleichtern und insgesamt zu beschleunigen, sollte man seine Bankverbindung nennen. Gewöhnlich geschieht das im Rahmen einer Fußzeile, auf die per Schlusssatz unter Nennung des Zahlungsziels hingewiesen wird ("zahlbar innerhalb x Tagen auf unten stehendes Konto" o. Ä.).

Die gesamte Fakturierung inkl. evtl. nötiger Rechnungskorrektur lässt sich zeitsparend mit einem ERP-System bearbeiten. Unser emediaone beinhaltet entsprechende Module, mit denen Sie sowohl Rechnungen erstellen und individuelle Nummernkreise festlegen  als auch den Rechnungsversand direkt per Mail erledigen können. In punkto Pflichtangaben arbeiten Sie mit eigenen Vorlagen für Briefpapiere und entsprechenden Platzhaltern. Für Ihre Akten lässt sich jede Rechnung auch als PDF ausdrucken.

23.07.2020 / SL