Eigenbeleg

Eigenbelege dienen als Ersatz für Rechnungen oder Quittungen.

Wenn Sie einer Rechnung oder Quittung verlustug gehen, diese jedoch z. B. für die Buchführung und nicht zuletzt aufgrund ihrer steuerlichen Relevanz benötigen, können Sie einen Ersatzbeleg austellen.  Auch hier gilt eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren.

Ein Eigenbeleg ist grundsätzlich formfrei. Bestimmte Inhalte müssen allerdings vorhanden sein:

• Kosten und Umsatzsteuersatz
• Ausgabegrund
• Datum der Zahlung und - fals abweichend - der Erstellung des Eigenbelegs
• Zahlungsempfänger (Name, vollständige Anschrift)
• Nachweis zur Höhe des Eigenbelegs
• Aufwandsart
• Ausstellungsgrund (z. B. Verlust oder nicht quittiertes Trinkgeld)
• Unterschrift des Ausstellers

Bei Trinkgeldbelegen notieren Sie bitte den Anlass sowie die Namen der Personen und des Betriebes auf dem Beleg.

Vergessen Sie nicht, dass steuerrechtlich gesehen alle betrieblich veranlassten Aufwendungen nachzuweisen sind. Andere Kosten werden vom Fiskus nicht anerkannt. Achten Sie daher auf eine saubere Trennung und vermeiden Sie Sammelbelege.

Jeder Finanzbeamte hat einen Ermessensspielraum für die Anerkennung Ihrer Belege. Kleine Beträge wie Parkgebühren oder Alltagsaufwand aus dem Büro gehören allerdings zur gängigen Praxis, Derartiges stösst zumeist auf wenig Widerstand.

In Zeiten der digitalen Buchführung hilft Ihnen eine gobd-konforme Software wie unser emediaone dabei, alle Kosten im Überblick zu behalten. Eine eingängige Benutzerführung, schnelle und bequeme Dateneingabe sowie eine einfache Übersicht sind Stichworte, mit denen sich im Büroalltag Zeit sparen lässt, die Sie dann besser für Ihre Kunden einsetzen können.

28.09.2020 / SL