Beleg

Ein Beleg ist, ganz allgemein, gesprochen, ein Nachweis über einen bestimmten Sachverhalt. Der Nachvollziehbarkeit halber sollte ein Beleg in schriftlicher Form vorliegen.

In diesem Sinn wird im Rechnungswesen unter einem Beleg ein Dokument verstanden, welches Daten zu einem Geschäftsvorfall aufzeigt, ihn also belegt.

Es gibt sowohl interne als auch externe Belege. Liegen keine vor oder können sie nicht erstellt werden, ist die Ausstellung eines Ersatzbelegs möglich. Das gilt ebenso für verlorengegangene Belege.
Zu den externen gehört z. B. eine Rechnung, eine Quittung, ein Bankbeleg oder ein Scheck.
Interne Belege dokumentieren innerbetriebliche Vorgänge. Zu nennen wären hier u. a. Gehaltslisten und Umbuchungen, aber auch die Kopien externer Belege.

Da Ereignisse im Geschäftsprozess auch finanzielle Folgen haben, die buchhalterisch zu erfassen sind, sollte der Grundsatz "Keine Buchung ohne Beleg" befolgt werden. Der Buchungsbeleg ist somit Grundlage jeder Buchung. Für diese Art Beleg gilt in Deutschland laut HGB eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren.

Belege resultieren aus allen Vorkommnissen, die Einfluss auf die Vermögenslage eines Unternehmens haben. In ihnen sind mindestens der zugrunde liegende Vorgang, das Datum und der Betrag vermerkt. Im Rahmen der Bearbeitung/Vorbereitung werden ferner die Stückzahlen und die Zahlungsbedingungen kontrolliert. Anschließend werden die Belege gebucht und archiviert.

Für die digitale Belegerfassung und revisionssichere Archivierung gelten besondere Grundsätze, die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff), welche auch eine Dokumentation zum Verfahren der Erfassung verlangen.

Belege sind zeitnah zu erfassen - interne innerhalb von 10, externe nach spätestens 8 Tagen und Kassenbelege tagesaktuell.

30.06.2020 / SL